El mundo de la gestión está lleno de herramientas.
El problema es que tener más herramientas no necesariamente nos hace mejores para resolver problemas.
En empresas, emprendimientos y equipos profesionales aparece con frecuencia una escena conocida: frente a una dificultad, rápidamente buscamos una metodología.
“Hagamos un FODA.”
“Necesitamos indicadores.”
“Implementemos Agile.”
“Tenemos que trabajar con Lean.”
Pero existe una pregunta anterior y mucho más importante:
¿Qué necesitamos resolver?
Porque una herramienta puede ser excelente y, sin embargo, resultar completamente inadecuada para el problema que tenemos delante.
La herramienta viene después del diagnóstico
Imaginemos una empresa que comienza a recibir reclamos porque sus entregas llegan tarde.
¿Necesita un FODA?
Tal vez no.
Primero necesita comprender qué está ocurriendo.
Las demoras podrían originarse en problemas de planificación, falta de coordinación, procedimientos innecesarios, dificultades entre áreas, errores que generan retrabajo, proveedores, tecnología o una distribución inadecuada de responsabilidades.
Incluso podrían coexistir varias causas.
Aplicar inmediatamente una solución sin comprender el problema puede generar una paradoja: trabajar mucho para mejorar poco.
Por eso, antes de elegir una metodología conviene formular tres preguntas:
¿Qué está ocurriendo?
¿Qué resultado queremos modificar?
¿Qué necesitamos comprender para poder intervenir?
Recién entonces aparece la herramienta.
No todo problema necesita la misma respuesta
Podemos ordenar gran parte de las necesidades organizacionales en seis grandes propósitos:
DIAGNOSTICAR → ANALIZAR → PRIORIZAR → ACTUAR → MEDIR → APRENDER
Si necesitamos conocer la situación actual, utilizaremos herramientas de diagnóstico.
Si conocemos el problema pero desconocemos su origen, necesitaremos herramientas de análisis de causas.
Si tenemos demasiados problemas simultáneos, necesitaremos priorizar.
Si sabemos qué hacer pero no conseguimos implementarlo, necesitaremos herramientas de planificación y gestión.
Si implementamos cambios pero desconocemos sus resultados, necesitaremos medición.
Y si encontramos una práctica que funciona, tendremos que estandarizarla y convertirla en aprendizaje.
Parece elemental. Sin embargo, esta distinción evita buena parte de las intervenciones improvisadas.
Mejorar no siempre significa transformar
Existe cierta fascinación empresarial por las grandes transformaciones.
Pero muchas mejoras relevantes son pequeñas.
Eliminar una reunión innecesaria.
Simplificar una autorización.
Definir claramente quién toma una decisión.
Modificar un circuito administrativo.
Detectar dónde se duplica información.
Establecer un criterio compartido.
Reducir pasos.
Escuchar al cliente.
Revisar una práctica que “siempre se hizo así”.
La mejora continua parte justamente de esa lógica: observar sistemáticamente cómo estamos trabajando y preguntarnos si existe una manera mejor de hacerlo.
El riesgo de enamorarnos de la metodología
Cuando una organización adopta una metodología como respuesta universal, aparece otro problema.
Todo comienza a interpretarse desde esa metodología.
Pero una empresa no necesita convertirse en experta en herramientas. Necesita desarrollar capacidad para diagnosticar, decidir y aprender.
Lean puede ser extraordinariamente útil para eliminar desperdicios.
Six Sigma puede ser adecuado cuando necesitamos disminuir variabilidad y errores.
Design Thinking puede aportar mucho cuando necesitamos comprender al usuario y diseñar soluciones.
Kaizen puede ayudar a instalar una cultura de pequeñas mejoras sostenidas.
Ninguna necesita competir con las demás.
Responden a necesidades diferentes.
Una pregunta que cambia la conversación
Frente al próximo problema de gestión, antes de preguntar:
“¿Qué herramienta usamos?”
probemos con otra pregunta:
“¿Qué necesitamos comprender o modificar?” «¿Qué nos falta mirar para ampliar comprensiones?»
Ese pequeño cambio obliga a pensar antes de intervenir.
Y posiblemente allí empiece la verdadera mejora continua.
Para seguir leyendo
En nuestro BLOG desarrollamos otros artículos que complemen el análisis del tema: entre ellos, un mapa práctico para elegir metodologías y herramientas según su finalidad.
“Del problema a la solución: el mapa de herramientas que toda organización debería conocer.”
“La mejora continua no falla por las herramientas: falla cuando las personas quedan afuera.”
INNER BLOOM
Desarrollo de personas y organizaciones
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